Himpunan Mahasiswa Teknik Industri dan Sistem Informasi (HMTI) merupakan salah satu organisasi mahasiswa yang terdapat di Institut Teknologi Telkom. Salah satu program kerja dari HMTI yang dikoordinasikan oleh departemen kaderisasi adalah SHAKTI. Panitia SHAKTI memiliki banyak knowledge yang berguna untuk panitia selanjutnya dan pengurus HMTI. Knowledge harus dijaga dan disimpan agar tidak hilang begitu saja setelah kepengurusan berakhir. Dengan demikian, peran Knowledge Management System (KMS) membantu dalam menyimpan knowledge tersebut. KMS tidak akan berjalan dengan baik dan lancar tanpa adanya pedoman untuk mengelola KMS tersebut. Untuk itu, perlu dirancangnya pedoman dalam pengelolaan KMS.
Perancangan pedoman pengelolaan KMS pada program kerja SHAKTI menggunakan metode KM Lifecycle melalui tahapan creation, storage, retrieval, dan application. Untuk mengelola KMS tersebut perlu adanya knowledge worker. Dengan adanya knowledge worker maka pada rekomendasi dilakukan penyesuaian job description hingga didapatkan job descripsion usulan dan rekomendasi untuk pengelolaan KMS itu sendiri.
Adanya pedoman dalam mengelola knowledge dalam SHAKTI dan penerapan KMS pada organisasi dapat mempermudah pengguna dan pengelola dalam menjalankan program kerja tersebut. Selain itu dilakukan penyesuaian job description untuk memberikan kejelasan dalam melakukan pekerjaan dalam organisasi, sehingga dibutuhkan orang yang memiliki spesifikasi yang sesuai dengan job description usulan agar dapat mengelola sistem dengan baik dan KMS dapat diaplikasikan pada seluruh kegiatan dalam organisasi kedepannya. Perancangan pedoman pengelolaan KMS ini sangat relevan di bidang teknik industri karena dengan pedoman tersebut KMS akan terus dapat digunakan, sehingga yang tadinya kehilangan informasi terdahulu, dengan adanya KMS memori organisasi HMTI akan selalu tersedia.
Proses Bisnis, KM Lifecycle, Knowledge Management System (KMS), HMTI IT Telkom