Rapat merupakan pertemuan yang melibatkan sekelompok orang yang bertemu
untuk berkomunikasi, berdiskusi, dan mencapai kesepakatan dalam menjalankan
suatu program kegiatan tertentu. Notulensi merupakan dokumen tulisan yang berisi
ringkasan atau catatan dari suatu rapat atau pertemuan. Notulensi rapat di Institut
Teknologi Telkom Surabaya (ITTelkom Surabaya) masih menggunakan
spreadsheet, notepad, dan google docs untuk mencatat notulensi rapat, dan
menghadapi berbagai kendala, seperti sulitnya mengetahui kegiatan yang telah
dilaksanakan dan yang belum terlaksanakan, pelacakan terhadap suatu materi rapat
yang telah dibahas sebelumnya susah dicari karena materi rapat tersebar di
spreadsheet, notepad, dan google docs, monitoring dari keputusan rapat masih
belum maksimal, dan distribusi hasil rapat tidak tercatat dengan baik. Penelitian ini
mengusulkan solusi berupa aplikasi notulensi rapat berbasis web bernama
MeetSync, yang dikembangkan dengan menerapkan Extreme Programming (XP).
XP merupakan pengembangan perangkat lunak yang adaptasi terhadap perubahan
yang cepat. Identifikasi masalah melalui wawancara guna memahami permasalahan
dan kebutuhan pengguna terhadap MeetSync. Fitur aplikasi meliputi manajemen
data agenda rapat, notulensi, dan todo, dengan kemampuan pengiriman reminder
melalui email untuk agenda rapat dan todo. Perancangan aplikasi menggunakan
Unified Modeling Language (UML), termasuk use case diagram, robustness
diagram, sequence diagram, Entity Relationship Diagram (ERD), dan class diagram.
Pembuatan aplikasi dilakukan dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP
dengan framework Laravel. Hasil penelitian menunjukkan bahwa aplikasi
MeetSync berhasil dibangun menggunakan metode Extreme Programming (XP),
yang dilalui dengan empat tahapan iterasi. Fitur yang dikembangkan adalah CRUD
(create, read, update, dan delete) pada agenda rapat, notulensi rapat, todo, hak
akses, dan user management, serta reminder agenda rapat dan todo dengan
mengirimkan email. Lalu, pengujian pada aplikasi menggunakan blackbox testing.
Kata Kunci: web, notulensi, sistem manajemen rapat, extreme programming.